Společnost SERVISTA s.r.o. je správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bod 7 Nařízení a jako správce provádí zpracování osobních údajů, určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich řádné a zákonné zpracování.
Společnost SERVISTA s.r.o. by Vám proto touto cestou ráda poskytla přehledné a srozumitelné informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracovává, pro jaký účel a z jakého důvodu tak činí, kdo má k osobním údajům přístup, jaká práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů máte, jakož i další informace týkající se zpracování osobních údajů.
Informace obsažené v tomto dokumentu jsou určeny podnikatelům – odběratelům a dodavatelům společnosti SERVISTA s.r.o., kteří jsou fyzickými osobami (dále jen „obchodní partneři“), a v přiměřeném rozsahu také zástupcům obchodních partnerů, kteří jsou právnickými osobami (všechny tyto osoby jsou v tomto dokumentu dále společně označovány jako „subjekty údajů“).
1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SERVISTA s.r.o.
IČ: 09279539
se sídlem Za Poříčskou bránou 334/4, Karlín, 186 00 Praha 8
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 333755
2. ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ
Osobní údaje zpracováváme za účelem:
Uzavření smlouvy a její následné realizace (plnění práv a povinnosti ze smlouvy)
Osobní údaje zpracováváme pro účely uzavření smlouvy s Vámi a následné plnění práv a povinností ze smlouvy vyplývajících či s ní souvisejících, jakož i pro účely jednání o změně a ukončení smlouvy.
Pro tyto účely je poskytnutí osobních údajů smluvním požadavkem; nejsou-li nezbytné osobní údaje poskytnuty, nebudeme moct smlouvu vůbec uzavřít, příp. nebudeme schopni uplatňovat práva a plnit povinnosti ze smlouvy vyplývající či s ní související.
Právním základem zpracování je v tomto případě plnění smlouvy, která byla se subjektem údajů uzavřena (čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení).
Plnění povinností stanovených právními předpisy
Osobní údaje zpracováváme pro účely vedení účetnictví, plnění oznamovací povinnosti vůči orgánům veřejné moci, plnění archivační povinnosti, jakož i v dalších případech, kdy nám to ukládá zákon či jiný obecně závazný právní předpis.
Pro tyto účely jste povinni nám osobní údaje v rámci povinností stanovených jednotlivými právními předpisy poskytnout; neposkytnutí nezbytných osobních údajů může mít za následek nemožnost splnění právními předpisy stanovené povinnosti naší společností, případně další následky stanovené příslušnými právními předpisy.
Právním základem zpracování je v tomto případě plnění povinností, které se na naši společnost jako správce vztahují (čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení).
Realizace oprávněných zájmů společnosti
Osobní údaje zpracováváme také pro účely oprávněných zájmů naší společnosti jako správce, a to konkrétně pro účely:
- uplatnění, vymáhání, ochrany a obrany práv a oprávněných zájmů společnosti;
- řízení společnosti, reporting a vyhodnocování činností v rámci společnosti;
- optimalizace činnosti společnosti, snižování rizikovosti obchodních případů;
- evidenční činnosti v rámci společnosti;
- zlepšování poskytovaných služeb;
- marketingové činnosti (zasílání newsletterů, nabídek služeb či jiných obchodních sdělení).
Právním základem zpracování je v tomto případě realizace oprávněných zájmů společnosti jako správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení).
V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení dále uvádíme, že podle čl. 21 odst. 2 Nařízení máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro účely přímého marketingu, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.
Při zpracování osobních údajů pro shora uvedené účely nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, které by bylo založeno výhradně na automatizovaném zpracování, a které by pro subjekty údajů mělo právní účinky nebo se jich jinak významně dotýkalo.
3. KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pro shora uvedené účely zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování; zpracování se týká těchto kategorií osobních údajů:
a) obchodní partneři:
- základní identifikační údaje: obchodní firma, odlišující dodatek nebo jiné označení podnikatele, identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), adresa sídla
- kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, doručovací adresa (liší-li se od adresy sídla)
- transakční údaje: údaje o přijatých i odchozích platbách (výše plateb, číslo bankovního účtu, další nezbytné platební údaje), údaje o poskytnutých službách
- informace o solventnosti a finanční situaci: informace o exekucích a insolvenčních řízeních
b) zástupci obchodních partnerů:
- základní identifikační údaje: jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, druh oprávnění jednat za obchodního partnera
- kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa
4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje získáváme:
- přímo od subjektů údajů při jednání o uzavření smlouvy a při její následné realizaci;
- z veřejných rejstříků, seznamů a evidencí (zejména z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, insolvenčního rejstříku, centrální evidence exekucí), a z dalších veřejných zdrojů včetně internetu a sociálních sítí;
- v odůvodněných případech také od soudů, správních úřadů, soudních exekutorů, insolvenčních správců a dalších orgánů veřejné moci, ze soudních a správních spisů.
5. DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje uchováváme po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a po jeho skončení do uplynutí zákonných (příp. smluvních) promlčecích dob u jednotlivých nároků ze smlouvy vyplývajících či s ní souvisejících, nevyplývá-li z právních předpisů, že některé osobní údaje musíme uchovávat po dobu delší (např. v případě osobních údajů obsažených v účetních dokladech).
Zpracováváme-li osobní údaje pro účely realizace našich oprávněných zájmů, uchováváme osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění daného oprávněného zájmu, nevyplývá-li z právních předpisů, že některé osobní údaje musíme uchovávat po dobu delší.
Osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu zpracováváme po dobu, na kterou byl souhlas udělen, případně do doby odvolání souhlasu ze strany subjektu údajů.
6. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje zpracovává společnost SERVISTA s.r.o. jako správce prostřednictvím členů statutárního orgánu a svých zaměstnanců a tato stanovuje účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jeho řádné provedení. K osobním údajům mají vždy přístup pouze ti zaměstnanci, kteří jej potřebují pro plnění svých pracovních povinností.
Osobní údaje mohou být dále poskytnuty, resp. k těmto mohou mít přístup:
- externí dodavatelé společnosti, a to: účetní, advokáti, správci počítačové sítě, poskytovatelé informačních systémů společnosti a dalších IT služeb, případně další subjekty; tyto subjekty mají k Vašim osobním údajům přístup pouze v nezbytném rozsahu, a pokud pro nás Vaše osobní údaje zpracovávají jako zpracovatelé ve smyslu čl. 4 bod 8 Nařízení, máme s nimi uzavřenou písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje mimo jiné závazek zpracovatele, že osobní údaje bude zpracovávat v souladu s Nařízením;
- orgány činné v trestním řízení, soudy, správní orgány, insolvenční správci, exekutoři a další orgány veřejné moci, a to v případě, že jsme dle právních předpisů povinni jim Vaše osobní údaje poskytnout.
Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí či mezinárodním organizacím.
7. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte:
- právo na přístup (čl. 15 Nařízení)
- právo na opravu (čl. 16 Nařízení)
- právo na výmaz (čl. 17 Nařízení)
- právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení)
- právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení)
- právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 Nařízení)
- právo být informován o případech porušení zabezpečení Vašich osobních údajů (čl. 34 Nařízení)
- právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 Nařízení)
Shora uvedená práva můžete vůči naší společnosti uplatnit:
- písemně na adresu: SERVISTA s.r.o., Za Poříčskou bránou 334/4, Karlín, 186 00 Praha 8
- e-mailem na adresu: info@servista.cz
Vámi uplatněná práva a nároky vyřizujeme bezplatně, a to pokud možno co nejrychleji, nejpozději však do 1 měsíce. V odůvodněných případech můžeme tuto lhůtu prodloužit, a to až o dva měsíce; o takovém prodloužení lhůty včetně uvedení důvodů pro její prodloužení Vás vždy budeme informovat.
V případě, že bude Vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (zejména proto, že byla podána opakovaně), můžeme od Vás požadovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo můžeme odmítnout Vaší žádosti vyhovět.
Budeme-li mít důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby uplatňující shora uvedená práva, můžeme tuto osobu požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti této osoby jako subjektu údajů.
8. ÚČINNOST TOHOTO DOKUMENTU
Tento dokument je účinný od 1. 10. 2020.
Společnost s.r.o. si vyhrazuje právo tento dokument kdykoliv změnit či aktualizovat.
